Θεσμοθετημένη διοικητική υποχρέωση αποτελεί πλέον για δήμους και Περιφέρειας η εκκαθάριση αρχείων, σύμφωνα με την σχετική εγκύκλιο που εξέδωσε το Υπουργείο Εσωτερικών.

Με στόχο την υποχρέωση συστηματικής οργάνωσης, διαχείρισης και εκκαθάρισης των αρχείων τους, τόσο σε έντυπη όσο και σε ψηφιακή μορφή, το ΥΠΕΣ στην εγκύκλιο με θέμα: «Εφαρμογή των Διαδικασιών Εκκαθάρισης των Αρχείων των Δημοσίων Φορέων», έρχεται να υπενθυμίσει ότι η σωστή διαχείριση των αρχείων δεν αποτελεί απλώς διοικητική πρακτική, αλλά θεσμική υποχρέωση που συνδέεται με τη διαφύλαξη της διοικητικής μνήμης, τη νομιμότητα της δράσης της διοίκησης και την ορθολογική αξιοποίηση των διαθέσιμων χώρων και υποδομών.

Σήμερα, ως δημόσια αρχεία θεωρούνται όλα τα έγγραφα και τεκμήρια που παράγονται από την Προεδρία της Δημοκρατίας, τα Υπουργεία, τις δημόσιες υπηρεσίες, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης, τα ΝΠΔΔ, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα και γενικότερα τους φορείς του δημόσιου τομέα.

Τα αρχεία περιλαμβάνουν:

Έγγραφα σε έντυπη μορφή.

Ψηφιακά και ηλεκτρονικά αρχεία.

Βάσεις δεδομένων.

CD, DVD και λοιπά αποθηκευτικά μέσα.

Οπτικοακουστικό υλικό, φωτογραφίες και βίντεο.

Οι τέσσερις κατηγορίες αρχείων

Τα δημόσια αρχεία διακρίνονται σε τέσσερις βασικές κατηγορίες:

Τα Ενεργά αρχεία, που περιλαμβάνουν έγγραφα που χρησιμοποιούνται καθημερινά για τη λειτουργία των υπηρεσιών.

Τα Ημιενεργά αρχεία που αφορούν σε υποθέσεις που δεν χρησιμοποιούνται πλέον συχνά, αλλά πρέπει να διατηρούνται επειδή δεν έχει λήξει ο προβλεπόμενος χρόνος φύλαξης.

Τα Ανενεργά αρχεία, των οποίων έχει παρέλθει ο απαιτούμενος χρόνος διατήρησης και δεν υφίσταται πλέον υπηρεσιακή ανάγκη φύλαξης και

Τα  Αρχεία διηνεκούς χρησιμότητας, που εξακολουθούν να έχουν διαρκή διοικητική ή ιστορική αξία και διατηρούνται επ’ αόριστον.

Μάλιστα, όσον αφορά στα ΝΠΔΔ και του ΟΤΑ και των δύο βαθμών, επισημαίνεται ότι υποχρεούνται να προβαίνουν σε περιοδική εκκαθάριση των αρχείων τους κατά το πρώτο τρίμηνο κάθε έτους, σύμφωνα με τα σχετικά Προεδρικά Διατάγματα.

Σύμφωνα με τους επιτελείς του Υπουργείου, στόχος της εγκυκλίου είναι:

Η αποφυγή συσσώρευσης εγγράφων.

Η προστασία του αρχειακού υλικού από φθορές.

Η καλύτερη οργάνωση των υπηρεσιών.

Η εξοικονόμηση χώρων αποθήκευσης και

Η βελτίωση των συνθηκών υγιεινής και ασφάλειας στους χώρους εργασίας.

Τέλος, να σημειωθεί ότι ορίζεται σαφώς πως καμία καταστροφή, ή αλλοίωση δεν μπορεί να γίνει χωρίς άδεια των Γενικών Αρχείων του Κράτους

Για τον λόγο αυτό, για τους Δήμους, τις Περιφέρειες και τα ΝΠΔΔ εξακολουθεί να ισχύει η υποχρέωση συγκρότησης τριμελών Επιτροπών Εκκαθάρισης, οι οποίες αναλαμβάνουν την αξιολόγηση και καταγραφή του υλικού που πρόκειται να εκκαθαριστεί.

Η πρόβλεψη αυτή αποκτά ιδιαίτερη σημασία για τους ΟΤΑ, καθώς πολλές υπηρεσίες εξακολουθούν να διαθέτουν μεγάλους όγκους φυσικών φακέλων, οι οποίοι καταλαμβάνουν σημαντικούς χώρους αποθήκευσης.