Στην ενίσχυση της διαφάνειας, την προστασία των δημόσιων εγγράφων και την αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση πολιτών και μηχανικών στοχεύει ο Δήμος Κηφισιάς, προχωρώντας στον ψηφιακό μετασχηματισμό της Υπηρεσίας Δόμησης. Η Δημοτική Αρχή του Βασίλη Ξυπολυτά δίνει ιδιαίτερη έμφαση στη διασφάλιση της νομιμότητας, επισημαίνοντας ότι η διαχείριση και μεταφορά των πολεοδομικών αρχείων πραγματοποιείται με συγκεκριμένα πρωτόκολλα, αναλυτική καταγραφή και αυστηρές προδιαγραφές ασφαλείας.

Η διαδικασία ψηφιοποίησης της Υπηρεσίας Δόμησης (ΥΔΟΜ) του Δήμου Κηφισιάς αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου εθνικού σχεδιασμού για τον εκσυγχρονισμό των πολεοδομικών υπηρεσιών, με στόχο τη σταδιακή αντικατάσταση των χρονοβόρων διαδικασιών αναζήτησης φυσικών φακέλων από ένα ολοκληρωμένο και ελεγχόμενο ψηφιακό περιβάλλον.

Σύμφωνα με ανακοίνωση του Δήμου, στις 9 Νοεμβρίου 2026, η διαδικασία υλοποιείται με συγκεκριμένες θεσμικές, διοικητικές και τεχνικές προδιαγραφές, προκειμένου να εξασφαλίζεται η ακεραιότητα των αρχείων και η προστασία των δεδομένων που περιλαμβάνονται σε αυτά.

Εθνικό έργο με χρηματοδότηση από το Ταμείο Ανάκαμψης

Η ψηφιοποίηση του πολεοδομικού αρχείου της Κηφισιάς εντάσσεται στο εθνικό έργο «Ψηφιοποίηση Αρχείων Πολεοδομικής Πληροφορίας», με κωδικό ΟΠΣ ΤΑ 5149760, το οποίο αποτελεί μέρος της δράσης 16778 «Ψηφιοποίηση των Αρχείων του Κράτους» του Ταμείου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας «Ελλάδα 2.0».

Φορέας υλοποίησης είναι το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδας (ΤΕΕ), το οποίο έχει αναλάβει, βάσει του σχετικού θεσμικού πλαισίου, την ψηφιοποίηση των φακέλων οικοδομικών αδειών σε Υπηρεσίες Δόμησης σε ολόκληρη τη χώρα.

Το έργο προβλέπει την καταγραφή και ταυτοποίηση των πολεοδομικών φακέλων, τη μετατροπή εγγράφων και σχεδίων σε ψηφιακή μορφή, τη δημιουργία οργανωμένων ηλεκτρονικών δεδομένων και τη διασύνδεσή τους με τα πληροφοριακά συστήματα του ΤΕΕ.

Με την ολοκλήρωση των σχετικών διαδικασιών, επιδιώκεται η ταχύτερη αναζήτηση των απαιτούμενων στοιχείων, η καλύτερη οργάνωση των υποθέσεων και η μείωση της ανάγκης φυσικής παρουσίας στις υπηρεσίες.

Πώς πραγματοποιήθηκε η μεταφορά των πολεοδομικών αρχείων

Ιδιαίτερη σημασία αποδίδει η Δημοτική Αρχή στις συνθήκες υπό τις οποίες πραγματοποιήθηκε η μεταφορά του φυσικού αρχείου της Υπηρεσίας Δόμησης.

Όπως διευκρινίζεται, η διαδικασία πραγματοποιήθηκε με πρωτόκολλα παράδοσης και παραλαβής, αναλυτική καταγραφή των φακέλων και έκδοση των προβλεπόμενων δελτίων αποστολής.

Η μετακίνηση του υλικού έγινε τμηματικά, λόγω του ιδιαίτερα μεγάλου όγκου των εγγράφων, αλλά και της ανάγκης να συνεχιστεί χωρίς σοβαρές διαταραχές η καθημερινή λειτουργία της Πολεοδομίας.

Παράλληλα, εφαρμόζονται ειδικές τεχνικές και οργανωτικές προδιαγραφές για τη φύλαξη, τη μεταφορά και την επεξεργασία των εγγράφων.

Η ανάδοχος εταιρεία λειτουργεί βάσει εκτελεστικής σύμβασης με το ΤΕΕ και δεσμεύεται από συγκεκριμένες υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και προστασίας των δεδομένων.

Διαβαθμισμένη πρόσβαση για υπαλλήλους και μηχανικούς

Ένα από τα σημαντικότερα ζητήματα της ψηφιακής μετάβασης αφορά τον τρόπο πρόσβασης στο πολεοδομικό υλικό.

Σύμφωνα με τον Δήμο Κηφισιάς, στο Μητρώο Οικοδομικών Αδειών και στις σχετικές ηλεκτρονικές υπηρεσίες εφαρμόζεται σύστημα διαβαθμισμένης πρόσβασης.

Οι υπάλληλοι της ΥΔΟΜ μπορούν να αναζητούν και να διαχειρίζονται τα στοιχεία που απαιτούνται για την άσκηση των υπηρεσιακών τους καθηκόντων.

Αντίστοιχα, για τους ιδιώτες μηχανικούς και τους τρίτους ενδιαφερομένους προβλέπονται διαδικασίες πιστοποίησης και εξουσιοδότησης, καθώς και απόδειξης έννομου συμφέροντος, όπου αυτό απαιτείται.

Με τον συγκεκριμένο μηχανισμό επιδιώκεται να διασφαλιστεί ότι η πρόσβαση στα αρχεία πραγματοποιείται με σαφείς κανόνες, προστατεύοντας τόσο τα προσωπικά δεδομένα όσο και τη νομιμότητα των διοικητικών διαδικασιών.

Έχουν ήδη ψηφιοποιηθεί 24.000 φάκελοι οικοδομικών αδειών

Αξίζει να σημειωθεί ότι ο Δήμος Κηφισιάς είχε ανακοινώσει ήδη από τις 28 Αυγούστου 2026 την ολοκλήρωση της ψηφιοποίησης του αρχείου οικοδομικών αδειών που αφορά τις Δημοτικές Ενότητες Κηφισιάς, Νέας Ερυθραίας και Εκάλης.

Το συγκεκριμένο έργο, που ολοκληρώθηκε μέσα σε έναν χρόνο, περιλάμβανε 24.000 φακέλους οικοδομικών αδειών, 491.000 αρχιτεκτονικά σχέδια και 4.266.000 συνοδευτικά έγγραφα.

Η ολοκλήρωση αυτού του σκέλους δεν σηματοδότησε το τέλος του συνολικού ψηφιακού μετασχηματισμού της ΥΔΟΜ.

Στον σχεδιασμό της Δημοτικής Αρχής περιλαμβάνονται η ψηφιοποίηση επιπλέον κατηγοριών πολεοδομικών φακέλων, όπως εκείνων που αφορούν αυθαίρετες κατασκευές, καθώς και η ανάπτυξη ηλεκτρονικού συστήματος υποβολής και διαχείρισης αιτημάτων για βεβαιώσεις όρων δόμησης.

Απάντηση της Δημοτικής Αρχής στις επικρίσεις

Στην τελευταία ανακοίνωσή του, ο Δήμος Κηφισιάς δίνει ιδιαίτερη βαρύτητα στη θεσμική διάσταση της ψηφιοποίησης, απαντώντας παράλληλα σε επικρίσεις που έχουν διατυπωθεί για τη διαδικασία.

Η Δημοτική Αρχή υποστηρίζει ότι η μετάβαση σε ένα οργανωμένο ψηφιακό σύστημα καθιστά τη διαχείριση των πολεοδομικών υποθέσεων περισσότερο ελέγξιμη και περιορίζει τις δυνατότητες αυθαίρετων παρεμβάσεων.

Επισημαίνει, επίσης, ότι η διατήρηση ενός αποκλειστικά φυσικού αρχείου επί δεκαετίες δημιουργούσε δυσκολίες στην αναζήτηση και στον έλεγχο των εγγράφων, ενώ η ηλεκτρονική καταγραφή επιτρέπει την αποτελεσματικότερη παρακολούθηση των διαδικασιών.

Στο ίδιο πλαίσιο, θέτει το ζήτημα της αμφισβήτησης της ψηφιοποίησης, σημειώνοντας ότι οι σχετικές επικρίσεις θα πρέπει να συνοδεύονται από συγκεκριμένα και τεκμηριωμένα στοιχεία.

Η θέση της διοίκησης είναι ότι η ψηφιοποίηση, συμπεριλαμβανομένων των φακέλων αυτοψιών, αποτελεί εργαλείο ενίσχυσης της νομιμότητας και της λογοδοσίας.

Στόχος μια σύγχρονη και αποτελεσματική Πολεοδομία

Για τη Δημοτική Αρχή του Βασίλη Ξυπολυτά, ο εκσυγχρονισμός της Υπηρεσίας Δόμησης αποτελεί βασική προτεραιότητα, με την τεχνολογία να αξιοποιείται ως μέσο βελτίωσης της διοικητικής λειτουργίας.

Η δυνατότητα ηλεκτρονικής αναζήτησης των φακέλων αναμένεται να συμβάλει στη μείωση των καθυστερήσεων, στον περιορισμό της γραφειοκρατίας και στην καλύτερη εξυπηρέτηση πολιτών, μηχανικών και επαγγελματιών.

Ταυτόχρονα, η δημιουργία ψηφιακού αποτυπώματος για τη διαχείριση των πολεοδομικών υποθέσεων μπορεί να διευκολύνει τον διοικητικό έλεγχο, να προστατεύσει τα δημόσια αρχεία από φθορά ή απώλεια και να ενισχύσει την εμπιστοσύνη προς τις υπηρεσίες του Δήμου.