Ο Αντιδήμαρχος Ψηφιακού Μετασχηματισμού & ΚΕΠ, Ηλίας Σώζος, μιλά στο e-ota.gr για τις Microsoft άδειες που παραχωρήθηκαν δωρεάν από τη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης, την εγκατάσταση με ίδιες δυνάμεις και το πρόγραμμα εκπαίδευσης των εργαζομένων στον Δήμο Νέας Σμύρνης, οι οποίοι αποκτούν πλέον σύγχρονα εργαλεία συνεργασίας και τεχνητής νοημοσύνης. Επιπλέον, ο Αντιδήμαρχος εξηγεί πως το όφελος περνά στον δημότη με ταχύτητα και κυρίως με ασφάλεια.

Αντιδήμαρχε, τι ακριβώς απέκτησε ο Δήμος Νέας Σμύρνης;

Ο Δήμος μας εξασφάλισε 250 άδειες χρήσης του Microsoft 365 E3 και 30 άδειες Microsoft 365 Copilot. Οι άδειες παραχωρήθηκαν δωρεάν από την ΓΓΠΣΨΔ μέσα από την σύμβαση που έχει με τη Microsoft. Είναι αποτέλεσμα της στενής συνεργασίας μας με το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης και τον υπουργό, Δημήτρη Παπαστεργίου, τον οποίο θέλω να ευχαριστήσω θερμά.

Τι περιλαμβάνει στην πράξη η σουίτα Microsoft 365 E3;

Είναι ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον εργασίας. Ο κάθε εργαζόμενος έχει πλέον Copilot Chat, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Visio και OneDrive για τα αρχεία του. Τα ανοίγει από τον υπολογιστή του γραφείου, από tablet ή από το κινητό, οπότε δουλεύει το ίδιο και όταν είναι έξω, σε μια αυτοψία ή σε μια σύσκεψη. Όλοι οι χρήστες έχουν επίσης το Copilot Chat μια συνομιλία με τεχνητή νοημοσύνη που λειτουργεί μέσα στο προστατευμένο περιβάλλον του Δημοσίου.

Και οι extra 30 άδειες Copilot ;

Το Microsoft 365 Copilot Premium είναι ο ψηφιακός βοηθός τεχνητής νοημοσύνης μέσα στις ίδιες τις εφαρμογές. Συνοψίζει μια σύσκεψη στο Teams, συντάσσει σχέδιο εγγράφου στο Word, αναλύει δεδομένα στο Excel. Τις 30 άδειες τις δώσαμε στους ρόλους που φέρνουν το μεγαλύτερο διοικητικό φορτίο ώστε να δούμε γρήγορα αποτέλεσμα και να διαδώσουν οι ίδιοι τις καλές πρακτικές στους συναδέλφους τους.

Ποια είναι η αξία αυτής της παραχώρησης για τον Δήμο;

Η άδεια Microsoft 365 E3 κοστολογείται 38€ τον μήνα για κάθε χρήστη. Για 250 εργαζόμενους αυτό σημαίνει πάνω από 140.000 € το χρόνο μαζί με το ΦΠΑ. Αν βάλετε και τις άδειες Copilot ξεπερνάμε τις 150.000 € τον χρόνο. Είναι ένα ποσό που δεν βαραίνει τον προϋπολογισμό του Δήμου.

Ποιος έκανε την εγκατάσταση;

Το δικό μας Τμήμα Πληροφορικής, χωρίς εξωτερικό συνεργάτη και γι’ αυτό είμαι ιδιαίτερα χαρούμενος. Δεν ήταν μικρή δουλειά. Οι συνάδελφοι μάζεψαν τα στοιχεία των 250 χρηστών, συνεννοήθηκαν με τη ΓΓΠΣΨΔ, έστησαν τις εφαρμογές και κάθισαν δίπλα σε κάθε εργαζόμενο τις πρώτες μέρες. Τους ευχαριστώ έναν έναν. Ένας δήμος μπορεί να κάνει τέτοια έργα με τους δικούς του ανθρώπους αρκεί να τους εμπιστευτεί.

Ένας Δήμος στο δίκτυο του Δημοσίου

Τι σημαίνει «ενιαίος οργανισμός» και γιατί είναι τόσο σημαντικό;

Εδώ βρίσκεται η μεγαλύτερη αξία του έργου. Οι άδειες είναι μέρος του κοινού περιβάλλοντος Microsoft 365 του Δημοσίου, το οποίο διαχειρίζεται η ΓΓΠΣΨΔ. Είμαστε από τους λίγους Δήμους της χώρας που έχουν τη σουίτα σε λειτουργία για το προσωπικό τους. Έτσι ο εργαζόμενος της Νέας Σμύρνης δεν είναι κλεισμένος στο δημαρχείο. Μπορεί αμέσως να βρει έναν συνάδελφο σε άλλο φορέα, να του μιλήσει μέσω Teams ή να μοιραστεί μαζί του ένα αρχείο με ασφάλεια. Χωρίς τηλεφωνήματα που δεν απαντώνται, χωρίς εκτυπώσεις και φακέλους που ταξιδεύουν.

Μπορείτε να μας δώσετε κάποια συγκεκριμένα παραδείγματα;

Βεβαίως. Μερικά από αυτά που γίνονται ήδη ή μπορούν να γίνουν:

– Ένας μηχανικός των Τεχνικών μας Υπηρεσιών μιλά μέσω Teams με την Πολεοδομία Αργυρούπολης για θέματα της συνεργασίας μας.
– Ο Διευθυντής των Τεχνικών μας Υπηρεσιών ζητά από τον ομόλογό του στη Θεσσαλονίκη τα τεύχη δημοπράτησης για ένα ανάλογο έργο και τα έχει σε λίγα λεπτά.
– Η Πολιτική Προστασία του Δήμου συνδέεται σε μια κοινή τηλεδιάσκεψη με την Περιφέρεια Αττικής και τους γειτονικούς Δήμους σε ένα έκτακτο καιρικό φαινόμενο.
– Το Τμήμα Προμηθειών ζητά από έναν Δήμο που ολοκλήρωσε ήδη έναν ανάλογο διαγωνισμό τα έγγραφά του κερδίζοντας εβδομάδες προετοιμασίας.
– Η Κοινωνική Υπηρεσία δουλεύει σε κοινό αρχείο με συναδέλφους άλλων Δήμων για ένα διαδημοτικό πρόγραμμα για ευάλωτες ομάδες.

Άρα η γεωγραφία παύει να είναι εμπόδιο;

Ακριβώς. Από τη Νέα Σμύρνη μέχρι την Κρήτη και την Αλεξανδρούπολη η απόσταση είναι ένα κλικ. Η Δημόσια Διοίκηση αρχίζει να λειτουργεί σαν ένας οργανισμός και όχι σαν χιλιάδες απομονωμένα γραφεία.

Οι άνθρωποι πρώτα: εκπαίδευση και τεχνητή νοημοσύνη

Η τεχνολογία μόνη της αρκεί;

Όχι. Μια άδεια χρήσης που δεν ξέρει κανείς να χρησιμοποιεί είναι ένα εικονίδιο στην οθόνη. Γι’ αυτό από την πρώτη μέρα επέμεινα το έργο να έχει δύο πόδια: την εγκατάσταση και την εκπαίδευση. Η αναβάθμιση των γνώσεων των εργαζομένων μας είναι για μένα προτεραιότητα. Θέλω κάθε συνάδελφος να νιώθει ότι ο Δήμος επενδύει πάνω του.

Πώς ξεκίνησε το πρόγραμμα εκπαίδευσης;

Τον Ιούνιο ξεκινήσαμε ένα πιλοτικό πρόγραμμα για τους Διευθυντές και τους Προϊσταμένους των υπηρεσιών μας. Αξιοποιήσαμε υλικό από τις βιντεοσκοπημένες εκπαιδεύσεις που έκανε το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης στους δικούς του εργαζομένους. Ξεκινήσαμε από τα στελέχη που ηγούνται των υπηρεσιών και στη συνέχεια θα γίνει σε όλο τον οργανισμό.

Ποιο είναι το επόμενο βήμα;

Αυτόν τον μήνα γίνεται κάτι που το θεωρώ πολύ σημαντικό. Οι ίδιοι οι Διευθυντές γίνονται εκπαιδευτές. Παρουσιάζουν στους συναδέλφους τους τις καλές πρακτικές που εφαρμόζουν ήδη στην καθημερινότητά τους. Δεν μιλάμε πια για θεωρία, αλλά για το «έτσι το κάνω εγώ στην υπηρεσία μου». Η γνώση μεταλαμπαδεύεται από συνάδελφο σε συνάδελφο, στη γλώσσα της δικής τους δουλειάς. Τον Νοέμβριο η εκπαίδευση ανοίγει στο σύνολο των εργαζομένων. Έτσι σε λίγους μήνες θα έχουμε καλύψει όλη την αλυσίδα: Ιούνιος η ηγεσία, Οκτώβριος οι Διευθυντές ως εκπαιδευτές, Νοέμβριος όλοι οι χρήστες.

Σε ποια καθημερινά θέματα βοηθά η τεχνητή νοημοσύνη έναν δημοτικό υπάλληλο;

Σε πολλά περισσότερα από όσα φανταζόμαστε. Ενδεικτικά:

– Επικοινωνία με τον πολίτη: σαφής και φιλική απάντηση σε ένα αίτημα, σε λίγα λεπτά αντί για ώρες.
– Μελέτες και εισηγήσεις: πρώτο σχέδιο τεχνικής έκθεσης, σύνοψη νομοθεσίας, έλεγχος πληρότητας ενός φακέλου.
– Συνεδριάσεις: αυτόματα πρακτικά και λίστα επόμενων βημάτων από μια σύσκεψη στο Teams.
– Αριθμοί και δεδομένα: ανάλυση στοιχείων στο Excel, πίνακες και γραφήματα για το Δημοτικό Συμβούλιο.
– Παρουσιάσεις: ένα έτοιμο PowerPoint από μια εισήγηση ή ένα έγγραφο Word.
Η τεχνητή νοημοσύνη δεν αντικαθιστά τον υπάλληλο. Του δίνει χρόνο για αυτό που μετράει πραγματικά: την κρίση του και τον άνθρωπο που έχει απέναντι. Η τελική ευθύνη και ο έλεγχος μένουν πάντα στον εργαζόμενο.

Υπήρξε επιφύλαξη ή φόβος από τους εργαζόμενους;

Είναι φυσικό να υπάρχει επιφύλαξη σε κάθε καινούργιο εργαλείο. Αυτό που είδα, όμως, στις εκπαιδεύσεις είναι το ενδιαφέρον και η διάθεση. Όταν ο συνάδελφος δει ότι ένα έγγραφο που του έπαιρνε μια ώρα, ετοιμάζεται σε δέκα λεπτά, η επιφύλαξη γίνεται αίτημα για περισσότερη εκπαίδευση. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να εκπαιδεύουν οι ίδιοι οι Διευθυντές: ο εργαζόμενος βλέπει ότι το εργαλείο το χρησιμοποιεί ήδη ο άνθρωπος δίπλα του.

Ποιος ήταν ο ρόλος της Διεύθυνσης Διοίκησης και Ανθρώπινου Δυναμικού;

Καθοριστικός. Είμαι από τους Αντιδημάρχους που πιστεύουν ότι ο ψηφιακός μετασχηματισμός δεν είναι υπόθεση μόνο της Πληροφορικής, αλλά και των ανθρώπων. Γι’ αυτό συνεργάζομαι στενά με το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού του Δήμου σε όλη τη διάρκεια του έργου. Μαζί σχεδιάσαμε ποιοι εκπαιδεύονται και με ποια σειρά, πώς οργανώνονται οι κύκλοι και πώς η νέα γνώση γίνεται μέρος της επαγγελματικής εξέλιξης κάθε συναδέλφου. Το ζητούμενο είναι ένα: να αναβαθμίσουμε τις υπηρεσίες που προσφέρουμε στους πολίτες.

Το όφελος για την πόλη

Τι κερδίζει τελικά ο δημότης της Νέας Σμύρνης;

Ο χρόνος που περιμένει. Όταν ο υπάλληλος βρίσκει πιο γρήγορα την πληροφορία και συνεννοείται αμέσως με τις άλλες υπηρεσίες, η απάντηση φεύγει νωρίτερα, γράφεται πιο καθαρά και ο δημότης δεν χρειάζεται να ξανάρθει στο δημαρχείο για την ίδια υπόθεση. Με την ίδια λογική φέραμε στο διαδίκτυο τις αιτήσεις για το εορταστικό επίδομα, για τις Αθλοδιακοπές κλπ, προσθέσαμε 20 νέες ηλεκτρονικές υπηρεσίες και εγκαταστήσαμε την πλατφόρμα CityOn e-Δήμαρχος για τα αιτήματα των δημοτών. Ό,τι μπορεί να γίνει χωρίς ουρά πρέπει να γίνεται χωρίς ουρά.

Ποια είναι τα επόμενα βήματα;

Πρώτα, να ολοκληρωθεί η εκπαίδευση όλων των χρηστών Νοέμβριο & Δεκέμβριο. Μετά να καταγράψουμε ποιες διαδικασίες έγιναν πιο γρήγορες και να τις επεκτείνουμε σε όλες τις υπηρεσίες. Θέλουμε η εκπαίδευση στα νέα ψηφιακά εργαλεία να γίνει μόνιμη, όχι μια φορά. Και είμαστε ανοιχτοί να μοιραστούμε την εμπειρία μας με άλλους Δήμους.

Τι θα λέγατε κλείνοντας;

Ότι ο ψηφιακός μετασχηματισμός είναι πρώτα απ’ όλα ανθρώπινη υπόθεση. Ευχαριστώ τη ΓΓΠΣΨΔ και το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης για την εμπιστοσύνη. Ευχαριστώ το Τμήμα Πληροφορικής και τη Διεύθυνση Διοίκησης & Ανθρώπινου Δυναμικού του Δήμου μας. Και πάνω απ’ όλα τους εργαζόμενους της Νέας Σμύρνης που αγκάλιασαν την αλλαγή. Αυτοί είναι η δύναμη του Δήμου και σε αυτούς θα συνεχίσουμε να επενδύουμε.